Adresse mail intermittents
Pour toutes les questions concernant les intermittentes, on utilise l’adresse électronique :
intermittents@amapgambetta.fr
Pour avoir accès, se connecter à
https://mail.ovh.net/roundcube
mot de passe : le demander au précédent référent
Consulter régulièrement le site pour voir si de nouvelles personnes ont fait des
demandes d’adhésions (ces nouvelles adhésions sont notifiées par mail à l’adresse intermittents abordée ci-dessus)
Sur le site : Menu Demande adhésion :
1/ apparaissent les nouvelles adhésions
2/ regarder si intermittence ou demande d’adhésion classique
3/ si intermittence cochée, passer la souris sur la ligne, et « Créer un compte utilisateur » –> ce compte sera créé sans contrat et en tant qu’intermittent et disposera des infos saisies par l’amapien lors de sa demande d’adhésion
En cas de contact sur la boite mail intermittents demandant la suppression de la liste intermittents :
– supprimer dans menu « Demande adhésion «
– supprimer dans menu « Espace intermittents/intermittents «
– supprimer le compte de l’utilisateur
Possible de voir les intermittents dans l’espace intermittents : https://amapgambetta.fr/wp-admin/users.php?amapress_contrat=intermittent
La liste des demandes d’adhésion c’est la liste d’attente aux inscriptions de l’AMAP.
Si une personne a déjà un compte sur le site (on peut le trouver avec la recherche d’amapien en haut à droite) et a des contrats sur l’année en cours, alors il ne devrait plus être dans les demandes d’adhésion.
Si besoin d’envoyer un mail groupé en utilisant l’adresse en haut de page :
– Menu Demande adhésion
– Exporter au format Excel pour pouvoir copier les adresses (sélectionner la colonne copier puis coller dans destinataires mail) et annoter si besoin
Notes durant la mise en place du système des intermittents :
Description générale du process, résumé des réflexions :
Nous partons du principe que les personnes sur liste d’attente ne voudront pas forcément être intermittentes, et donc qu’il nous faut un moyen d’identifier simplement les personnes sur liste d’attente (sans reposer sur le système des intermittents).
Nous choisissons de mettre comme point d’entrée le formulaire actuel qui crée des demandes d’adhésion, et permet de préciser les contrats désirés, et l’inscription à la liste des intermittents.
=> L’adresse intermittents@amapgambetta.fr (ovh) reçoit une notification de nouvelle demande d’adhésion
=> Le demandeur reçoit une confirmation sur son adresse mail
Cela exige que le responsable liste d’attente / intermittence passe régulièrement sur les demandes d’adhésion pour :
- – créer les comptes utilisateurs liés s’ils sont intermittents (l’option « créer l’utilisateur » n’est plus disponible quand ça a déjà été fait)
- – cette action crée et approuve l’utilisateur intermittent, et lui envoie un mail pour l’inviter à créer son compte pour accéder à l’espace intermittent
- => Attention : la demande d’adhésion doit rester dans la liste qui constitue la liste d’attente
- => Attention 2 : après la phase d’inscriptions en septembre, il faut nettoyer les demandes d’adhésion qui se sont transformées en amapiens inscrits => Question @amapress : automatiser ? Il faut mettre à jour le manuel de rentrée
– lorsque l’utilisateur est sur la liste des intermittents, il recevra un mail dès qu’un amapien proposera son panier
- – suite à quoi il peut répondre favorablement à cette proposition en suivant le lien du mail puis en se connectant sur le site et en mettant « accepter«
- – le cédant (l’utilisateur à l’origine de l’action et non l’amapien principal) reçoit à son tour une notification. Il doit aller suivre le lien, faire gérer son échange et accepter ou refuser (par ex si déjà engagé à céder le panier auprès de quelqu’un d’autre)
- – NOTE : il est tout à fait possible pour les personnes de se contacter directement car elles reçoivent leurs adresses mail respectives à différents moments de la procédure
- – NOTES 2 : l’intermittent arrive sur la liste d’émargement
- – NOTES 3 : préciser que l’annulation d’un panier intermittent (je ne souhaite plus céder) n’envoie pas de mail aux intermittents ayant déjà fait une demande pour ce panier
